La présente Politique de protection des données à caractère personnel, ci-après désignée la « Politique », définie les grands principes pour la protection des données à caractère personnel, ci-après les « DACP », relatives aux personnes concernées par les traitements réalisés par les sociétés du Groupe Filiassur. La société Filiassur, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 498850445, et dont le siège social est situé au 5 rue de Turbigo, 75001 Paris, exerce l’activité de courtier en assurance. Filiassur est immatriculée auprès de l'ORIAS sous le numéro n° 07 031 054 (www.orias.fr).
La Politique vise en particulier à informer les personnes concernées, vous, quant aux modalités de collecte, de traitement et d’utilisation des DACP. La Politique couvre également les modalités d’exercice des droits des personnes concernées, notamment dans le cadre de l’utilisations des différents sites internet exploités par le Groupe Filiassur permettant la réalisation d’opérations de souscription et de gestion des contrats d’assurance conçus, distribués et/ou gérés par le Groupe Filiassur.
Les conditions de traitement des DACP indiquées par la Politique pourront être complétées ou intégralement remplacées par tout document de nature contractuelle conclu entre la personne concernée et le Groupe Filiassur. La Politique est susceptible d’évoluer pour tenir compte de l’évolution des pratiques et du cadre réglementaire de l’activité du Groupe Filiassur.
Les DACP, objets de la présente Politique suivent la définition retenue par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après le « RGPD ». En ce sens, est une DACP toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres, ci-après dénommée « personne concernée ». Un traitement désigne, quant à lui, toute opération ou ensemble d’opérations portant sur les DACP, quel que soit le procédé technique utilisé : collecte, enregistrement, conservation, modification, l’extraction, la consultation, la communication, le transfert, l’interconnexion mais aussi le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
La Politique s’applique à toutes les DACP traitées par le Groupe Filiassur, quel que soit leur mode de collecte ou de traitement.
Compte tenu du cadre réglementaire et du respect des données des clients du Groupe Filiassur, les traitements opérés par celui-ci respectent les principes de la protection des données personnelles :
Les DACP sont collectées et traitées par les sociétés du Groupe Filiassur ou pour son compte, chacune en qualité de Responsable de traitement pour l’ensemble de ses activités commerciales. La Politique ne s’applique pas aux rapports entre Filiassur et son personnel salarié, candidats à l’embauche, en contrat de professionnalisation, stagiaire, mandataires sociaux ou encore associés.
Le Groupe Filiassur intervient en qualité de responsable de traitement. Néanmoins, il est susceptible d’intervenir en qualité de co-responsable de traitement, de sous-traitant, voire de sous-traitant ultérieur pour le compte d’autres responsables du traitement avec lesquels Filiassur s’est engagée contractuellement. Les personnes concernées sont informées de ces situations au moyen des supports d’information qui leurs sont remis lors de la collecte de leurs données par ou pour le compte de ces sociétés tierces.
La Politique s’applique à l’ensemble des sociétés du Groupe Filiassur, dont font partie : Filiassur immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 498850445, et dont le siège social est situé au 5 rue de Turbigo, 75001 Paris ; ACS Marketing SARL, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 824351829, et dont le siège social est situé au 78 avenue Raymond Poincaré, 75116 Paris ; FDM SARL, immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 5086618683, et dont le siège social est situé au 5 rue de Turbigo, 75001 Paris ; SGP SARL, immatriculée au RCS du Havre sous le numéro 512920109, et dont le siège social est situé au 14-16 rue Jules Lecesne, 76600 Le Havre
Filiassur, en qualité de responsable du traitement ou en qualité de sous-traitant, ultérieur ou non, est susceptible d’effectuer des traitements sur les DACP des catégories de personnes physiques suivantes, vous, en tant que :
Dans le cadre de vos rapports avec le Groupe Filiassur, vous êtes susceptibles de fournir des DACP relatives à d’autres personnes. Dans cette éventualité, vous êtes invités à en informer ces personnes et à leur adresser la présente Politique afin qu’elles en prennent connaissance.
Dans le cas où le consentement d’un enfant mineur de moins de seize ans est rendu nécessaire pour une finalité en lien avec les services proposés par Filiassur, le consentement de celui-ci est obtenu auprès de son représentant légal détenteur de l’autorité parentale.
Conformément à la réglementation, Filiassur informe les mineurs de plus de quinze ans de leur droit de s’opposer à ce que les titulaires de l’autorité parentale puissent exercer pour leur compte les droits relatifs aux traitements des DACP.
Dans le cas où le consentement d’un majeur protégé est rendu nécessaire pour une finalité en lien avec les services proposés par Filiassur, le consentement de celui-ci est obtenu auprès de son représentant légal. Filiassur pourra solliciter la remise de justificatifs (copie du jugement de mise sous tutelle, justificatif d’identité…).
Les DACP sont collectées directement à l’initiative de Filiassur lorsque les DACP sont renseignées dans le cadre d’appels téléphoniques, de formulaires de contact dématérialisés, questionnaires et autre espaces laissés à la disposition des personnes concernées dans le cadre des services proposés, notamment l’utilisation des services des sites internet du Groupe Filiassur (demande de devis, extranets, etc.) ou dans le cadre d’une demande d’adhésion ou de souscription à un de nos services et/ou produits.
Les DACP peuvent également être collectées indirectement dans le cadre de la navigation sur les sites internet du Groupe Filiassur. Vos DACP peuvent également avoir été transmises par des sociétés tierces ayant obtenu votre accord, des compagnies d’assurance ou encore nos partenaires courtiers dans le cadre de la mise en place et l’exécution des contrats d’assurance et pour les besoins de l’utilisation des services des extranets personnalisés ou bien par des cabinets de recrutement dans le cadre d’une procédure de recrutement.
Dans le cadre de ses activités, Filiassur s’engage à limiter la collecte de ces données à leur strict nécessaire.
Les catégories de DACP suivantes sont traitées :
Filiassur attire l’attention des personnes concernées sur le fait qu’aucun traitement n’est opéré sur d’autres catégories de données, en particulier celles relatives aux origines raciales, aux opinions politiques, aux croyances philosophiques, aux appartenances syndicales, aux données génétiques ou concernant l’orientation sexuelle n’est réalisé. Dans le cadre de ses opérations, le personnel du Groupe Filiassur suit un script de conversation et est sensibilisé afin d’éviter toute collecte d’informations de cette nature qui pourraient être adressées par la personne concernée, à la seule initiative de cette dernière.
Le Groupe Filiassur souhaite rappeler aux personnes concernées, vous, qu’elles sont elles-mêmes actrices de la protection de leurs données. Aucune données non sollicitée et liée aux services proposés ou obligations légales de ce dernier n’a vocation à être communiquée au Groupe Filiassur.
Tel que prévu à l’article 6 du RGPD, le traitement des DACP doit être licite et fondé sur une base légale. Les données des personnes concernées sont utilisées, traitées, selon les finalités et les bases légales déterminées ci-après.
En dehors des bases légales indiquées ci-avant, votre consentement sera requis pour permettre au Groupe Filiassur de réaliser le traitement requis par les finalités concernées.
Filiassur s’assure ainsi que votre consentement ait été conformément recueilli pour réaliser certaines de ses opérations, en particulier la prospection commerciale. Dans certains cas, Filiassur peut solliciter votre consentement afin de traiter vos DACP pour certains traitements spécifiques, notamment si la société réalise des traitements ultérieurs, ou des finalités autres que celles énoncées dans la présente Politique.
Les données des personnes concernées font l’objet d’une conservation tenant compte des prescriptions légales en vigueur, notamment en matières civile, fiscale, commerciale et pénale.
Une fois le délai de conservation utile dépassé, les DACP sont conservées à des fins strictement probatoire, au moyen d’un archivage intermédiaire à accès limité. A l’issue du délai de prescription applicable, les DACP sont détruites ou, à défaut, font l’objet d’une anonymisation irréversible.
Principaux délais de prescription :
Compte tenu des délais minimum de conservation, le Groupe Filiassur respecte une politique interne de conservation et d’archivage des données, complétée d’une procédure interne de suppression des données, pour permettre une suppression ou une anonymisation des DACP dans le respect du principe d’une durée de conservation limitée des données.
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La poursuite d'intérêts légitimes |
Suivi des clients et prospects déjà connus du Groupe Filiassur |
Opérations de communication ; Vérification de la satisfaction ; Élaboration de statistiques commerciales |
3 ans à compter de la fin de la relation commerciale |
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Réponse aux demandes d’information ou de service des personnes concernées |
Réception de toute demandes hors clients et prospects et traitement |
5 ans |
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| Suivi et gestion des fournisseurs ; partenaires | Relation avec les fournisseurs et partenaires ; réunion ; communications |
5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation |
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La lutte et la prévention de la fraude à l’assurance |
Données des alertes pertinentes |
5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude |
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Données dans le cadre des procédures judiciaires engagées à la suite d’une alerte |
Jusqu'au terme de la procédure judiciaire ; Archivage pour la durée de prescription applicable |
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Données reportées dans la liste de fraudeurs présumés |
5 ans à compter de la date d'inscription sur cette liste |
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Données et documents relatifs à l'identité des assurés habituels ou occasionnels et le cas échéant, des bénéficiaires effectifs |
5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation |
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Données relatives à des cas de suspicion de fraude |
6 mois à compter de l'émission de l'alerte |
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Données relatives à des cas avérés de fraude |
Conservation utile jusqu'au terme de la procédure ; Archivage pour la durée de prescription correspondante. |
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Gestion de l’exercice des droits sur les DACP |
Réception des demandes ; traitement des demandes ; identification du demandeur |
En cas d'exercice du droit d'accès, de rectification, de portabilité, les données relatives aux justificatifs ou pièces d'identité éventuellement collectées peuvent être conservées pendant 1 an. En cas d'exercice du droit d'opposition, ces données peuvent être archivées pendant 3 ans à compter de l'exercice du droit d'opposition |
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la défense de ses intérêts au plan administratif et judiciaire |
Surveillance ; Précontentieux ; Contentieux ; Archivage | Conservation utile jusqu'au terme de la procédure ;
Archivage pour la durée de prescription correspondante. |
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| la poursuite de l'objet social des sociétés du Groupe Filiassur | Organisation des assemblées ; Gestion des mandataires sociaux ; Commissariat aux comptes ; Tenue des registres |
Durée des sociétés du Groupe Filiassur |
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Dispositif d'écoute et/ou d'enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques, vente et service client |
Validation des ventes ; Sélection des enregistrements audios pour anonymisation et utilisation du support final à des fins de formation ;
Amélioration de la qualité du service (suivi des scripts et respect du discours client par le personnel du Groupe Filiassur). |
30 jours |
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Le consentement de la personne |
Prospection commerciale |
Démarchage téléphonique ; Campagne de mailing ; Campagne de SMS | 3 ans à compter de leur collecte par Filiassur ou un tiers autorisé à transmettre ces données ou du dernier contact à votre initiative en l'absence de toute souscription de contrat |
| Suivi des préférences de navigation - cookies | Analyse des habitudes et préférences dans l’utilisation des sites internet |
13 mois à compter du dépôt |
Les DACP sont principalement destinées au personnel salarié du Groupe Filiassur en charge de la passation, la gestion et l’exécution des contrats d’assurance, aux services en charge de la gestion de la relation commerciale avec les clients et prospects de Filiassur. Les DACP sont également susceptibles d’être transmises, pour les besoins de la gestion et de l’exécution de vos contrats d’assurance, aux entreprises d’assurance et de réassurance partenaires du Groupe Filiassur, aux fournisseurs de réseaux de soins et de santé ou encore aux organismes en charge de la sécurité sociale et de l’assurance maladie lorsque ces derniers interviennent dans le règlement des sinistres.
Dans le cadre des traitements, Filiassur peut également transmettre les DACP à des co-responsables de traitement, aux sous-traitants dans le cadre de l’exercice de leurs missions mais également des prestataires de services, mandataires et fournisseurs pour assurer des opérations internes de son activité et du site internet. Le Groupe Filiassur veille à ce que ces destinataires soient contractuellement engagés à préserver la confidentialité et la sécurité des DACP et mettent en œuvre les mesures adéquates.
Les DACP pourront également être transmises lorsque cela est requis par la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire ou si une telle communication s’avère raisonnablement nécessaire pour respecter les procédures judiciaires, répondre à d’éventuelles réclamations ou protéger la sécurité des DACP et des droits des personnes concernées ou ceux du Groupe Filiassur.
Lorsque le Groupe Filiassur opère un transfert de données en dehors du territoire de l’Union Européenne, ou de l’Espace économique européen (ci-après dénommé « EEE »), Filiassur s’engage à n’y procéder qu’à certaines conditions :
Tout sous-traitant ultérieur situé en dehors de l’EEE devra répondre au moins à l’une des conditions énoncées précédemment.
Conformément à la réglementation, les personnes concernées disposent de certains droits sur leurs DACP qu’elles peuvent exercer auprès du responsable de traitement :
Vous pouvez exercer vos droits, accompagnés de tout document permettant de justifier de votre identité, soit par l’envoi d’un mail à dpo@filiassur.com soit par courrier à :
Filiassur - Délégué à la protection des données
14-16, rue Jules Lecesne
76600 Le Havre, France
Filiassur traitera votre demande en toute confidentialité. Filiassur se réserve le droit de demander au demandeur des pièces complémentaires afin notamment de justifier de son identité.
Attention : L’exercice de vos droits pourront être limités selon les règles d’ordre public en vigueur. Certaines finalités sont en effet rendues obligatoires par la loi, aux fins notamment de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, lutte contre l’évasion fiscale, le gel des avoirs…
Par ailleurs, si vous estimez ne pas avoir pu exercer vos droits conformément au RGPD ou à toute disposition légale en vigueur en matière de protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Le Groupe Filiassur prend toutes les mesures physiques, techniques et organisationnelles pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des DACP, en particulier afin de les protéger contre la perte, la destruction accidentelle, l’altération, l’accès non autorisé et le détournement de la finalité de leur traitement.
Dans ce cadre, le Groupe Filiassur s’engage à assurer la sécurité, la disponibilité, l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des DACP. Filiassur garantit notamment que l’ensemble de son personnel et celui des tiers dont il répond sont soumis à une stricte obligation de confidentialité.
En dépit des mesures prises, le Groupe Filiassur ne peut garantir la sécurité absolue de la protection mise en œuvre en raison de l’évolution constante des techniques d’intrusion et des risques inévitables pouvant survenir lors de la transmission de DACP.
Une vigilance constante est également attendue des utilisateurs de ses services en ligne quant à leur implication dans la protection de leurs propres données. Celles-ci doivent veiller à la confidentialité de leurs moyens d’accès aux services en ligne et à leur contenu.
En cas de perte ou soupçon de perte de vos identifiants, ou de tout autre événement pouvant entraîner des risques pour les sites et les DACP, vous êtes invités à contacter Filiassur sans délai au moyen des formulaires mis à votre disposition.
En cas de violation de vos DACP qui présenterait un risque pour vos droits et libertés, le Groupe Filiassur en notifiera la CNIL, dans le respect des délais réglementaires. Dès lors que la violation présenterait un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, le Groupe Filiassur en informera ces dernières dans les meilleurs délais en indiquant la nature de la violation, les DACP concernées et les mesures prises pour remédier à la violation.
Les sites internet édités par les sociétés du Groupe Filiassur emploient des données des navigations, témoins de connexion, autrement désignés « cookies ». Afin de prendre connaissance des conditions d’emploi de ces cookies par le Groupe Filiassur, la personne concernée est invitée à se référer aux mentions légales et au bandeau relatifs aux cookies du site internet concerné.
Compte tenu du volume de DACP traitées et de leur nature le Groupe Filiassur a désigné un délégué à la protection des données.
Vous pouvez adresser un courrier électronique au délégué à la protection des données pour toute question concernant la présente Politique ou pour toute demande concernant vos DACP et l’exercice de vos droits y afférant.
Contact : dpo@filiassur.com
Adresse postale :
Filiassur
Délégué à la protection des données
14-16, rue Jules Lecesne
76600 Le Havre, France
La présente Politique peut évoluer à tout moment avec entrée en vigueur immédiate. Afin de vous en tenir informés, nous indiquons la date de sa dernière mise à jour.
La dernière mise à jour de la présente Politique a été effectuée le : 30/12/2022.
FILIASSUR : SAS au capital de 37500€ ayant son siège social 5 rue de Turbigo 75001 Paris, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 498 850 445, société de courtage d'assurances immatriculée auprès de l'ORIAS sous le numéro n° 07 031 054 (vérifiable sur le site internet de l'ORIAS www.orias.fr), soumise à l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution, sis 4 place de Budapest CS 92459 75436 Paris CEDEX 09.
